Tietosuoja
eSmile Groupissa olemme sitoutuneet suojaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä. Uskomme vahvasti, että luottamus ja yksityisyydensuoja ovat ensiarvoisen tärkeitä laadukkaan ja turvallisen suun terveydenhuollon tarjoamiseksi. Noudatamme aina kaikkia voimassaolevia lakeja ja säädöksiä, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä, ja olemme sitoutuneet noudattamaan viranomaisten ohjeita ja määräyksiä. Alta löydät yhteenvedon tärkeimmistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä käytännöistämme sekä tarkempaa tietoa oikeuksistasi rekisteröitynä ja yksityiskohtaiset tietosuojaselosteemme.
Yleistä tietoa henkilötietojen käsittelystä
Rekisterin pitäjä
eSmilen Hammasklinikan osalta potilastietojen ja muiden henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii eSmile Group Oy, sen tytäryhtiöt sekä eSmilen tiloissa toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat.
Asiointi yksityisvastaanotolla
eSmile ja ammatinharjoittaja toimivat yhteisrekisterinpitäjinä, kun ammatinharjoittaja pitää yksityisvastaanottoa eSmilen tiloissa ja käyttää eSmilen tietojärjestelmiä. Kukin osapuoli vastaa oman toimintansa osalta siitä, että henkilötietojen käsittely toteutetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti muun muassa siten, että sen toiminnassa tapahtuva potilasasiakirjamerkintöjen laatiminen ja potilastietojen käyttö on lainmukaista ja että käsittelytoimille on aina käsittelyperuste.
eSmile toimii ensisijaisena yhteyspisteenä rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä. Rekisteröidyt voivat kuitenkin käyttää oikeuksiaan suhteessa kumpaankin yhteisrekisterinpitäjään.
Muut palvelut
Muiden eSmilessä tuotettujen palveluiden, kuten Oma eSmile-palvelun osalta, eSmile on itsenäinen rekisterinpitäjä.
Julkisesti rahoitettujen sosiaalipalveluiden sekä julkisten terveyspalveluiden osalta rekisterinpitäjänä toimii pääsääntöisesti julkinen tilaaja, esimerkiksi hyvinvointialue. Tällöin eSmile toimii henkilötietojen käsittelijänä käsitellessään henkilötietoja julkisen tilaajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisten palveluiden toteuttamiseksi. eSmile toimii kuitenkin myös rekisterinpitäjänä siltä osin kuin se käsittelee henkilötietoja eSmileä velvoittavien lakisääteisten tehtävien ja vaatimusten toteuttamiseksi.
Käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet
eSmilen toiminnassa käsitellään terveydenhuollon asiakastietoja (potilastiedot). Niiden lisäksi toiminnassa voidaan käsitellä myös muita asiointiin liittyviä henkilötietoja.
Potilastietoja käsitellään ensisijaisesti hoidon toteuttamiseen, järjestämiseen, suunnitteluun, seurantaan ja muihin potilasasiakirjoja ja -tietoja sääntelevän lainsäädännön mukaisiin tarkoituksiin. Lisäksi potilastietoja voidaan käyttää esimerkiksi tietojohtamiseen, toiminnan kehittämiseen, seurantaan, tilastointiin sekä tutkimustarkoituksiin sovellettavan tietosuojasääntelyn mukaisesti. Potilastietojen käsittelyperusteena on ensisijaisesti potilastietojen käsittelyä sääntelevä lainsäädäntö tai joissain tilanteissa potilaan suostumus.
Asiakastietoja, jotka eivät koske asiakkaan terveydentilaa, käsittelemme muun muassa asiakkuuden, asiakaspalvelun ja asiakastyytyväisyyden hoitamisen, seurannan ja kehittämisen tarkoituksiin. Asiakastietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on eSmilen ja asiakkaan välinen sopimussuhde. Mikäli tällaisia tietoja käsitellään yhdessä potilastietojen kanssa, käsittely perustuu pääsääntöisesti sovellettavaan lainsäädäntöön.
Julkisissa terveyspalveluissa eSmile käsittelee julkisen tilaajan rekisterinpitäjyyden alaisia asiakastietoja.
Huomioithan, että julkisesti rahoitettujen sosiaalipalveluiden ja julkisten terveyspalveluiden osalta rekisterinpitäjänä toimii pääsääntöisesti julkinen tilaaja, esimerkiksi hyvinvointialue, ja henkilötietojen käsittelystä informoi tällöin julkinen tilaaja omissa tietosuojaselosteissaan/-käytännöissään.
Osassa toimitilojamme on käytössä tallentava kameravalvonta, jonka käyttötarkoituksena on muun muassa asiakas-, potilas- ja henkilöstöturvallisuuden varmistaminen. Valvontaa suoritetaan ainoastaan yleisölle avoimissa asiakastiloissa. Kameravalvonnassa taltioitavia tietoja säilytetään korkeintaan 180 vuorokautta. Tallentavan kameravalvonnan piirissä olevat tilat on merkitty näkyvästi.
Säilytysajat
Potilastietoja, joiden osalta eSmile toimii rekisterinpitäjänä, säilytetään Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) asettaman potilasasiakirja-asetuksen mukaisesti, pääosin vähintään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä.
Muiden asiakastietojen kuin potilastietojen ja sosiaalihuollon asiakastietojen osalta säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissä pääsääntöisesti niin kauan kuin rekisteröidyn ja eSmilen välillä on asiakassuhde.
Kameravalvonnassa taltioitavia tietoja säilytetään korkeintaan 180 vuorokautta.
Lisätietoja säilytysajoista saat toimintakohtaisista tietosuojaselosteista.
Sosiaalitoimen sekä julkisten terveyspalveluiden tietojen säilytysaikojen osalta pyydämme tutustumaan kunkin rekisterinpitäjänä toimivan julkisen tilaajan tietosuojaselosteisiin.
Henkilötietoryhmät
Henkilötietoryhmät, joita käsitellään, riippuvat palvelusta, toiminnan luonteesta ja kontekstista. Lue henkilötietoryhmistä toimintakohtaisista tietosuojaselosteista, jotka löytyvät sivun alalaidasta.
Suojaus ja sijainti
Käytämme eSmilessä laajasti erilaisia suojauskeinoja varmistaaksemme henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden. Tyypillisiä suojakeinoja ovat esimerkiksi pääsynhallinta, vahva tunnistautuminen, laitetilojen ja tietojärjestelmäympäristön turvallisuusjärjestelyt ja nykyaikaiset palomuuri- ja salaustekniikat. Ohjeistamme ja koulutamme henkilöstöämme tietojärjestelmien ja henkilötietojen turvalliseen käsittelyyn. Seuraamme ja kehitämme tietojärjestelmiemme turvallisuutta jatkuvasti. Kulloinkin käytettävät suojauskeinot vaihtelevat palveluittain ja toiminnoittain arvioitujen tarpeiden mukaan.
Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti EU/ETA-alueella. Henkilötietoja voidaan myös siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Vastaanottajaryhmät
Tietojen käyttö eSmilessä toimivien palvelunantajien kesken
Asioidessasi eSmilessä potilastietojesi käsittely perustuu ensisijaisesti kulloinkin voimassa olevaan kansalliseen sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntöön. Jotta sinua hoitavat terveydenhuollon ammattilaiset pystyvät hoitamaan sinua mahdollisimman hyvin, he tarvitsevat tietoja terveydentilastasi sekä välttämättömiä tietoja myös aiemmista vastaanottokäynneistäsi, jotka on kirjattu toisten ammattilaisten toimesta. Voit kuitenkin vaikuttaa siihen, käyttävätkö sinua hoitavat suun terveydenhuollon ammattilaiset eSmilessä toimivien toisten ammattilaisten tallentamia tietoja sinusta antamalla tahdonilmaisut tietojesi käyttöön tietosuojalomakkeella toimipisteessämme.
Tietojen siirrot yhteistyökumppaneille
Käytämme toiminnassamme yhteistyökumppaneita, joille siirrämme tarvittavia tietoja esimerkiksi laboratorionäytteiden analysointia varten. Käytämme alihankkijoita muun muassa terveydenhuollon tietojärjestelmiin ja diagnostiikkaan liittyen. Tällaiset yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietoja eSmilen lukuun henkilötietojen käsittelijöinä, eSmilen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Tietojen luovutukset eSmilen ulkopuolelle
Potilastiedot ovat arkaluonteisia henkilötietoja, joita käsitellään luottamuksellisesti. Potilastietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ainoastaan suostumuksellasi tai lainsäädännön perusteella.
Lainsäädäntöön perustuvia säännönmukaisia luovutuksia ovat esimerkiksi Kelan kansallinen reseptikeskus, Terveyden ja Hyvinvointilaitos (THL) ja vakuutusyhtiöt lakisääteisten vakuutusten ja vapaaehtoisten vakuutusten osalta. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tutkimuskäyttöön sekä kehittämis- ja innovaatiotoimintaan potilastietoja koskevan lainsäädännön mukaisesti.
Luovutamme potilastietoja eSmilen ulkopuolelle toisille sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajille joko sovellettavan lainsäädännön tai antamasi luovutusluvan nojalla. Voit hallinnoida tietojesi luovutuksia eri sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien välillä antamalla luovutusluvan Kanta-palvelussa. Lisätietoja saat osoitteesta www.kanta.fi
Sosiaalipalveluiden sekä julkisten terveyspalveluiden osalta tietojen luovutuksista päättää rekisterinpitäjänä toimiva kunta.
Omiin henkilötietoihin liittyvät oikeudet
Omien tietojen tarkastaminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada eSmileltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä. Mikäli hänen henkilötietojaan käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksista ja kyseessä olevista henkilötietoryhmistä. eSmile informoi henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissaan. Rekisteröity voi myös olla eSmileen yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyen, olemalla yhteydessä eSmilen tietosuojaselosteissa kuvatulla tavalla.
Asiakkaanamme sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat potilas- ja muut henkilötiedot. Nopein ja vaivattomin keino omien keskeisten potilastietojen oikeellisuuden tarkastamiseen on Oma eSmile-verkkopalvelu osoitteessa https://www.esmile.fi/oma-esmile
eSmilen tuottamien julkisesti rahoitettujen julkisen terveydenhuollon palveluiden toimintaan liittyvien henkilötietojen osalta pyydämme olemaan yhteydessä kyseisen julkisen tilaajan sosiaali- ja terveystoimeen, joka toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä.
Yhteystiedot
Terveystietojen hallinta
tietosuoja@esmile.fi
Huomioithan, että potilas- ja henkilötietojen tilaamiseen, korjaamiseen sekä lokitietoihin liittyviä pyyntöjä voimme ottaa vastaan ainoastaan kirjallisesti. Henkilöllisyytesi tarkastetaan eSmilen toimipisteessä kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Näin varmistamme, että tietoja luovutetaan ainoastaan henkilöille, jolla on siihen oikeus.
Voit osoittaa tietopyynnön myös lähimmän eSmilen toimipisteiden kautta, jossa henkilöllisyytesi tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.
Mikäli toimitat arkaluonteisia tietoja sähköpostitse, voit tarvittaessa käyttää turvapostia.
Julkisten sosiaali- ja terveyspalveluiden osalta pyydämme osoittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedustelut ja pyynnöt kunkin kunnan terveys- tai sosiaalitoimeen kunkin kunnan ohjeistamisen käytäntöjen mukaisesti.
Tietosuojavastaava
eSmilen tietosuojavastaavana toimii Jusa Ahtonen (tietosuoja@esmile.fi).
Potilastietojen tietosuojaseloste
Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Markkinointirekisterin tietosuojaseloste