Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

eSmile Group Oy
Y-tunnus: 2140245-2
Mannerheimintie 12 B, 2.krs
010 219 8700

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jusa Ahtonen
tietosuoja@esmile.fi

2. Rekisterin nimi

eSmile Group rykrytointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käyttötarkoitus on henkilöstön rekrytointi työsuhteeseen tai eSmilen tiloissa toimivaksi itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi tilanteesta riippuen liittyä joko tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, tai rekisteröidyn ilmaisemaan tahtoon saada eSmileltä yhteydenottoja tai työtarjouksia eSmilessä mahdollisesti myöhemmin aukeavista rekisteröidylle soveltuvista työtehtävistä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tilanteesta riippuen joko:

a.) työnhakijan (rekisteröidyn) antama suostumus käsittelyyn tai

b.) eSmilen oikeutettu etu käsitellä työnhakijan tarpeellisia tietoja rekrytointia varten, joka syntyy rekrytointikandidaattien (rekisteröityjen) ja eSmilen merkityksellisestä ja asianmukaisesta suhteesta.

4. Henkilötietoryhmät

Rekisteri kattaa tietoja mahdollisista eSmilen työntekijöistä ja ammatinharjoittajista (jatkossa kandidaateista). Rekisteriin tallennetaan tehtäväkohtaisen harkinnan mukaan rekrytointiprosessissa tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi hakijan yhteystiedot, ammattioikeudet, työhistoria ja koulutustausta, työsuhdetta koskevat toiveet ja rekrytointiprosessin aikana syntyvät prosessitiedot, sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Mikäli henkilötiedot on kerätty tiettyä kandidaatin hakemaan työtehtävään liittyen, henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei rekisteröity ole ilmaissut tahtoansa tietojen säilyttämiseksi, esimerkiksi tulevien työtehtävien tarjoamiseksi.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, mikäli säilyttämiselle on jokin erityinen syy, esimerkiksi oikeusvaateen ja vastaavien vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tällöin säilytysajan määräytymiseen vaikuttaa muun muassa lainsäädäntöön perustuvat yleiset vahingonkorvauksien vanhenemisajat.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista milloin tahansa. Muutoin henkilötiedot säilytetään niin pitkään, kuin se on tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Tämän rekisterin osalta tietoja säilytetään 10 vuotta viimeisimmän aktiivisen yhteydenpidon jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ensisijainen tietolähde on henkilö itse tai henkilön itse ilmoittamat muut tietolähteet, kuten esimerkiksi suosittelijat. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana käytetään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikki, siltä osin kuin se on tarpeellista eSmileä koskevien velvoitteiden täyttämiseksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan union tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä. Tarvittaessa tietoja voidaan siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tällöin ensisijaisena siirtoperusteena on Euroopan komission päätös Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Mikäli henkilötietoja siirretään maahan, josta komissio on antanut vastaavuuspäätöksen tietosuojan riittävästä tasosta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artikla), ensisijaisena siirtoperusteena on vastaavuuspäätös.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille säännönmukaisesti.

8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

eSmilellä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet käytössä henkilötietojen suojaamiseksi. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun henkilön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Täytetyn rekrytointihakemuksen tiedot siirretään rekrytointiprosessin rekisteriin. Rekrytointiprosessin etenemiseen liittyvä tiedotus tapahtuu sähköpostitse hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai puhelimitse.

9. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Tietoja ei käytetä profilointitarkoituksessa eikä automaattiseen päätöksentekoon.

10. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu eSmilen oikeutettuihin etuihin. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. eSmile voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä lainsäädännössä säädetyin perustein.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

11.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus saada eSmileltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä. Mikäli hänen henkilötietojaan käsitellään, rekisteröidyillä on oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksista ja kyseessä olevista henkilötietoryhmistä. eSmile informoi henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteissaan. Rekisteröity voi myös olla eSmileen yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyen tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisella tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus ja tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja eSmilen asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. eSmile voi kuitenkin tietyin edellytyksin periä rekisteröidyltä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

11.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset tiedot oikaistaan. Rekisteröity voi tehdä oikaisupyynnön eSmilelle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus henkilötietojensa poistamiseen, esimerkiksi jos käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta, tai jos rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelylle ole perusteltua syytä. Poistopyynnön voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa eSmilen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

11.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut eSmilelle tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai sopimuksen nojalla ja käsittely suoritetaan automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

11.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistoon), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

11.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä eSmielelle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen.

12. Yhteystiedot

Rekisteröidyn potilas- ja henkilötietoihin liittyvissä asioissa voi kääntyä eSmilen terveystietojen hallintatiimin puoleen.

Terveystietojen hallinta
tietosuoja@esmile.fi

Huomioithan, että voimme ottaa vastaan rekisteröityjen pyyntöjä ainoastaan kirjallisesti. Henkilöllisyytesi tarkastetaan eSmilen toimipisteessä kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Näin varmistamme, että tietoja luovutetaan ainoastaan henkilöille, joilla on siihen oikeus.

Voit osoittaa tietopyynnön myös lähimmän eSmilen toimipisteiden kautta, jossa henkilöllisyytesi tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.

Mikäli toimitat arkaluonteisia tietoja sähköpostitse, voit tarvittaessa käyttää turvapostia.

Tietosuojavastaava

Mehiläisen tietosuojavastaavana toimii Jusa Ahtonen (tietosuoja@esmile.fi)