Markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
eSmile Group Oy
Y-tunnus: 2140245-2
Mannerheimintie 12 B, 2.krs
010 219 8700
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jusa Ahtonen
tietosuoja@esmile.fi
Rekisterin nimi
eSmile Group markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu eSmieSmilen oikeutettuun etuun (esimerkiksi suoramarkkinointi) ja rekisteröidyn antamaan suostumukseen (esimerkiksi sähköinen suoramarkkinointi).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:
- suoramarkkinointi
- mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
- markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen
- eSmilen liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
Rekisteröityjen ryhmät
Potentiaaliset kuluttaja-asiakkaat
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- titteli tai ammattinimike
- ikä tai syntymävuosi
- sukupuoli
- äidinkieli
- korkeintaan yksi rekisteröityä koskeva muu tunnistetieto
- rekisteröidyn toivomat yhteydenpitomuodot
- suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
- markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet)
- mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi markkinointiluvan antamisesta, uutiskirjeen tilaamisen tai markkinointikilpailuihin ja -arvontoihin osallistumisen yhteydessä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä kuten julkisista ja yksityisistä rekistereistä (esimerkiksi Väestörekisterikeskus).
Markkinointirekisteriin voidaan siirtää tietoja eSmilen asiakasrekisteristä asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen (ts. aktiivisen asiakkuussuhteen päätyttyä).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille.
eSmile voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi markkinoinnin toteuttamista varten. Tällöin eSmile sitoutuu huolehtimaan, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti EU/ETA-alueella. Henkilötietoja voidaan myös siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Tietojen säilytysaika
Rekisterin henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. eSmile arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, minkä lisäksi eSmile huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty eSmile markkinointirekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää tietojen käyttö suoramarkkinointia varten
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö suoramainontaa tai markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan antaa esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla tai osoittamalla tätä koskeva kirjallinen pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää profilointi
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö profilointia varten. Tällainen kielto tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus siirtää tiedot
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut markkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä tapahtuu olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).